Zo implementeer je een ERP-systeem in je organisatie

Als mkb-er in de handel sta je voor verschillende uitdagingen: je moet voorraden efficiënt beheren, productieprocessen stroomlijnen en je hoeveelheid productie afstemmen op je klantvraag. Een ERP helpt bij het regelen van al deze bedrijfsprocessen. De implementatie ervan is soms een uitdaging. Je ontdekt in dit artikel met welke cruciale stappen je succesvol een ERP-systeem implementeert in je organisatie. 

Het juiste ERP-systeem start met een goede voorbereiding

Als je besluit te oriënteren op een ERP-systeem voor je organisatie, zul je ontdekken dat er een gevarieerd aanbod aan ERP-systemen is. Tegelijkertijd is het kiezen ervan waarschijnlijk niet je dagelijkse bezigheid. Hoe maak je de juiste keuze? 

Het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw onderneming begint bij een analyse van je eigen organisatie. Wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen? Tegen welke uitdagingen loop je aan? Waar zit de grootste inefficiëntie? Focus daarbij eerst op de behoeften van je eigen organisatie en maak later pas het bruggetje naar de meest geschikte oplossingen. Zo vergroot je de kans dat je een goede aansluiting vindt.

Wanneer je een goed beeld hebt van je huidige situatie is het tijd om te kijken naar de aanbieders van ERP-systemen en de verschillen tussen hen. Zo hebben sommige leveranciers van ERP-systemen unieke kenmerken of diensten die goed aansluiten bij je wensen. Gebruik de analyse van je eigen organisatie als een soort checklist waarmee je de verschillende aanbieders kunt vergelijken. 

Voorbeeld
Worstel je als productiebedrijf met het handmatig bijhouden van voorraadniveaus en productieplanning? Dan passen ERP-systemen met geavanceerde voorraadbeheer- en productieplanningsfuncties het beste bij jouw bedrijf.

Maak een planning voor de implementatie van je ERP 

Als je eenmaal hebt gekozen voor een ERP-systeem, volgt een belangrijke interne stap: het voorbereiden van de implementatie. Met een gedetailleerd implementatieplan maak je de overgang zo soepel mogelijk. Neem de tijd om het implementatieproces in kaart te brengen met alle benodigde middelen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden en betrek alle relevante stakeholders zo vroeg mogelijk bij het proces. Het implementatieproces van een systeem hoef je niet alleen te doen. Vaak hebben leveranciers van ERP-systemen al een implementieplan liggen en ervaren consultants in huis die je op weg helpen. Zo is iedereen bekend met hun rol en verantwoordelijkheden tijdens de implementatie.

Houd hier rekening mee in je voorbereiding

• Definieer duidelijke doelstellingen voor het project en identificeer de belangrijkste stakeholders.
• Identificeer potentiële obstakels en ontwikkel een plan om ze te mitigeren. Denk bijvoorbeeld aan budgetoverschrijdingen.
• Stel een gedetailleerde tijdlijn op met realistische mijlpalen voor de implementatie, inclusief de testfases en lancering.

Plan trainingen en vergroot acceptatie onder medewerkers

Grote interne veranderingen roepen bijna altijd weerstand op. Met een ERP-implementatie vervang je oude, bekende processen voor een nieuw systeem. Acceptatie kan dan een uitdaging zijn. Toch werkt het systeem alleen optimaal als iedereen erin gelooft. Het is daarom van belang om de belangrijkste stakeholders het liefst al bij de oriëntatie naar een nieuw systeem bij het proces te betrekken. 

Eenmaal gekozen voor het systeem is het tijd voor de implemenatie. Veel organisaties beginnen met een kick-off sessie met de belangrijkste belanghebbenden. Tijdens deze sessie betrek je hen in de redenen van de verandering. Met regelmatige vervolgsessies – bijvoorbeeld workshops – kun je ze steeds meer hands-on ervaring laten opdoen. Zo raken ze vertrouwd met de functionaliteiten van het ERP-systeem. 

Het is daarnaast goed om interne ambassadeurs aan te wijzen met kennis van het systeem. Zij kunnen hun collega’s actief ondersteunen tijdens de overgang. 

Sta tijdens de implementatie altijd open voor feedback. Vraag dus actief naar reacties onder je medewerkers. Zo ben je goed op de hoogte van hun ervaringen, suggesties en zorgen. Door actief te luisteren stuur je optijd bij.

Blijf monitoren en evalueren na de implementatie

Is het ERP-systeem succesvol geïmplementeerd? Dan heb je je belangrijkste doel behaald! Ook na de implementatie is het belangrijk om scherp te blijven op de impact van het systeem op je organisatie. Evalueer dus regelmatig hoe het systeem presteert. Kijk of het voldoet aan je verwachtingen. Het opstellen van KPI’s helpt je om de prestaties van je ERP-systeem te meten. Denk aan de tijd die nodig is voor orderverwerkingen, of de nauwkeurigheid van voorraadniveaus. Toets als laatste onder medewerkers of de efficiëntie ook daadwerkelijk wordt ervaren door de medewerkers ‘op de vloer’.