Een goede administratie is essentieel voor het succes van elk bedrijf. Het bijhouden van financiële gegevens, correspondentie en andere belangrijke documenten is van groot belang om het overzicht te behouden en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. In dit artikel bespreken we welke spullen je nodig hebt voor een goed georganiseerde administratie voor je bedrijf.
Boekhoudsoftware
Een van de belangrijkste tools voor je administratie is boekhoudsoftware. Hierdoor kun je eenvoudig facturen maken, inkomsten en uitgaven bijhouden en rapporten genereren. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s op de markt, denk aan Exact, Moneybird en SnelStart. Kies een programma dat past bij de grootte en behoeften van jouw bedrijf.
Ordners en mappen
Om je papieren administratie geordend te houden, kunnen ordners en mappen niet ontbreken. Gebruik verschillende ordners of mappen voor bijvoorbeeld inkoopfacturen, verkoopfacturen, contracten en correspondentie. Label de ordners duidelijk, zodat je documenten snel terug kunt vinden wanneer dat nodig is.
ZigZag Forms
Een handige tool voor het efficiënt verwerken van formulieren is ZigZag Forms. Met ZigZag Forms kun je gemakkelijk gegevens invullen op kettingformulieren, die vervolgens automatisch doorgedrukt worden naar de onderliggende formulieren. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het overtypen van gegevens.
Digitale archivering
Naast een papieren administratie is het ook belangrijk om je documenten digitaal te archiveren. Maak regelmatig back-ups van je digitale bestanden en sla deze op in de cloud of op een externe harde schijf. Zo voorkom je dat belangrijke documenten verloren gaan bij bijvoorbeeld een computercrash.
Kettingformulieren
Een andere handige tool voor het bijhouden van je administratie zijn zogenoemde kettingformulieren. Kettingformulieren bestaan uit meerdere doorslagvellen die met elkaar verbonden zijn. Wanneer je gegevens invult op het bovenste vel, worden deze automatisch doorgedrukt naar de onderliggende vellen. Dit is vooral handig bij het maken van facturen of offertes, waarbij je meerdere kopieën nodig hebt.
Online boekhouden
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding online te doen. Online boekhoudprogramma’s bieden vaak extra functionaliteiten, zoals het koppelen van je bankrekening voor automatische verwerking van transacties en het versturen van digitale facturen. Met online boekhouden heb je altijd en overal toegang tot je administratie.
