Toch neemt het aantal dat wordt gestuurd wel af. Er zijn namelijk, naast de mail, nog veel meer manieren om documenten met collega’s te delen. En ook die raken steeds meer ingeburgerd, zeker nu we meer en meer eraan gewend raken om thuis te werken.
Documenten delen: het kan heel gemakkelijk
De bekende mailtjes waarin bijlages vergeten zijn, die kennen we allemaal wel. Wie veel mailt en regelmatig documenten uit moet wisselen kent ze wel, en heeft zich er vast en zeker ook zelf wel eens schuldig aan gemaakt. Er zijn zelfs mensen die op het scherm van hun computer standaard een briefje met ‘vergeet de bijlage niet!’ geplakt hebben, met wisselend succes.
Zolang we met elkaar blijven mailen, zullen deze strubbelingen vast en zeker blijven bestaan. Toch zijn de gevallen waarin het misging wel afgenomen, juist ook in de periode waarin steeds meer mensen thuis zijn gaan werken. Toen ontdekten we namelijk massaal software waarin we digitaal met elkaar in gesprek konden gaan. Een programma als Microsoft Teams bijvoorbeeld, waarin het makkelijk overleggen is. Een groot voordeel van dergelijke software is dat er ook heel gemakkelijk documenten in kunnen worden gedeeld. En dat maakt het leven voor menigeen een stuk eenvoudiger.
Samenwerken als je niet bij elkaar bent
We zijn meer en meer experts geworden in met elkaar samenwerken terwijl we ons niet op dezelfde plek bevinden. De telefoon pakken om even snel iets met een ander te overleggen doen we nog steeds, maar meer dan eens kiezen we ervoor om elkaar face to face te spreken, al is het dan via een schermpje. Ook werken we veel ‘vanuit de cloud’ waarbij documenten vaak niet alleen voor de medewerker zelf, maar ook voor anderen die er belang bij hebben zichtbaar zijn. Dit vereist wel een goede cloud security, want het is tenslotte niet de bedoeling dat ook mensen die er niks te zoeken hebben tussen je documenten kunnen neuzen. Werken in de cloud is ontzettend veilig, maar wel afhankelijk van de gebruikers ervan. Alleen met deugdelijke wachtwoorden blijft de boel goed beschermd, bijvoorbeeld, dus het is meer dan zinvol om hier regelmatig aandacht aan te besteden binnen een bedrijf.
