Je formulieren digitaliseren: 5 tips voor bedrijven

Steeds meer bedrijven zijn bezig met het digitaliseren van hun bedrijfsvoering. Er zijn verschillende zaken die hierbij komen kijken, maar wat in ieder geval een grote rol speelt is het digitaliseren van formulieren en andere zakelijke paperassen. De belangrijkste reden om je hier als ondernemer mee bezig te houden, is omdat je op deze manier op een simpele manier je werkproces en bedrijfsvoering kunt moderniseren.

Werken met papieren formulieren vraagt veel meer tijd, omdat het foutgevoelig is. Daarbij kosten ze veel opslagruimte. Kies je voor digitalisering, dan kies je voor flexibiliteit, efficiëntie en snel werken. Maar: hoe begin je hiermee? In dit artikel vertellen we je meer over het digitaliseren van je zakelijke formulieren, zoals het gebruik van een handige app en het koppelen van formulieren aan bestaande systemen.

1. Weet wat de voordelen van digitalisering voor je bedrijf zijn

Om te starten met het digitaliseren van formulieren op je bedrijf is het in eerste instantie goed om te begrijpen waarom je dit moet doen. In andere woorden: het is essentieel om op de hoogte te zijn van de voordelen van digitaliseren binnen je onderneming, zodat je het begrip ook op de juiste manier kunt toepassen. Een aantal belangrijke voordelen van digitalisering zijn onder andere:

• Wat in ieder geval een kernbegrip is binnen digitalisering is tijdswinst. Door verschillende processen in je bedrijfsvoering te digitaliseren, zoals het digitaliseren van formulieren, kun je ontzettend veel tijd besparen. Je hoeft immers niks meer handmatig in te vullen, omdat je alles digitaal in kunt vullen en (laten) verwerken.
• Naast tijdsbesparing bespaar je op kosten. Je hoeft niks meer te printen, je hebt geen papier meer nodig en je hebt geen fysieke opslag nodig om al het papierwerk in op te slaan. Daar kun je flink wat geld op besparen.
• Wat misschien wel een van de grootste voordelen van digitalisering is, is het feit dat de kans op menselijke fouten veel kleiner is. Je werk kan veel nauwkeuriger worden uitgevoerd met behulp van automatische validaties, waardoor de kans op fouten in formulieren veel kleiner is.
• Ook handig: formulieren die gedigitaliseerd zijn, kun je overal inzien. Dit komt doordat ze opgeslagen worden op de cloud, waardoor ze overal beschikbaar zijn – zolang je maar een internetverbinding hebt.

2. Bestaande formulieren inventariseren en beginnen met digitaliseren

Waar je ook nog aan moet denken aan de start van het digitaliseren van alle zakelijke formulieren is dat je in kaart moet brengen welke formulieren je überhaupt zoal hebt binnen je bedrijf. In andere woorden: begin met het inventariseren van alle papieren formulieren die gedigitaliseerd moeten worden, zodat je weet wat er zoal moet gebeuren. Denk hierbij onder andere aan facturen, bestellingen, contracten en overeenkomsten, maar ook aan interne processen zoals audits, inspecties en keuringen.

Uiteindelijk wil je het gehele proces natuurlijk gedigitaliseerd hebben. Kijk goed naar welke formulieren het meest urgent zijn om te digitaliseren. Meestal zijn dit formulieren die binnen het bedrijf veel gebruikt worden, zoals facturen en offertes. Ook kunnen dit formulieren zijn waarvan de verwerking veel tijd kost. Begin met de meest urgente formulieren en werk zo af naar de minder belangrijke formulieren, zodat uiteindelijk alle bestaande formulieren worden gedigitaliseerd.

3. Maak gebruik van een handige applicatie voor digitalisering

Wat we de laatste jaren veel zien, is dat steeds meer bedrijven gebruikmaken van handige apps die ze helpen bij het digitaliseren van bepaalde taken binnen het bedrijf. Wat betreft het digitaliseren van formulieren zijn er ook verschillende apps beschikbaar. Een bedrijf dat bijvoorbeeld gespecialiseerd is in keuringen en inspecties voor een veilige werkomgeving kan tegenwoordig met gemak gebruikmaken van apps waarmee ze een inspectie uitvoeren. 

Er hoeven geen papieren meer te worden ingevuld bij zo’n keuring, want alles gebeurt direct via een inspectie app. De rapportage die wordt opgesteld bij een keuring wordt direct verwerkt via de app en is door de plaatsing in de cloud realtime zichtbaar voor iedere belanghebbende. Dat is meteen het grote voordeel van het gebruiken van zo’n app, want zo is er voor iedere branche en voor iedere werkonderdeel wel een digitaal hulpmiddel te vinden waarmee je processen zoals deze kunt digitaliseren. Kies dus altijd een app die past bij de behoeften van je bedrijf.

4. Koppel je formulieren aan bestaande systemen en tools

Om het maximale uit je formulieren te halen, kun je naast het gebruik van een app de formulieren nog koppelen aan bestaande systemen en tools die je gebruikt. Veel apps die hiervoor bedoeld zijn, bieden koppelingen aan met populaire tools, zoals CRM-systemen voor klantbeheer en boekhoudsoftware. En wat dacht je van de integratie met HR-systemen zodat interne processen op de werkvloer ook beter verlopen? Ook in het kader van inspecties komen dergelijke koppelingen weer goed van pas.

Het grote voordeel hiervan is dat je dubbel werk voorkomt, omdat alles direct geïntegreerd wordt. Je hoeft niet én de app te gebruiken én gegevens in de extra software aan te passen, omdat dit automatisch met elkaar gekoppeld is. Je zorgt er zo voor dat alle gegevens direct op de juiste plek staan en je houdt tijd over voor daar wat het om draait op de werkvloer: de werkzaamheden om je bedrijf te laten groeien. Win-winsituatie dus.

5. Vergeet niet om je medewerkers goed te trainen 

Wat tot slot ontzettend belangrijk is, en wat nogal eens over het hoofd wordt gezien, is dat je je team op de juiste manier moet trainen wanneer je gaat voor digitalisering van formulieren en andere werkprocessen. Niet iedereen vindt het namelijk gemakkelijk om om te gaan met nieuwe technologieën. Zorg daarom altijd voor duidelijke training en uitleg, zodat iedereen weet hoe het digitaliseren van formulieren werkt en wat het belang ervan is. Benadruk hierbij alle voordelen, zodat digitalisering meer en meer omarmd wordt – ook door de mensen die er in eerste instantie misschien niets van moesten weten.

Met een goed voorbereid team is het eenvoudiger om het proces van digitaliseren aan te gaan, waardoor het in de praktijk ook sneller en efficiënter werkt. Hoe je dit het beste doet? Organiseer workshops en misschien zelfs trainingen die te maken hebben met digitalisering, waarin medewerkers stap voor stap leren hoe ze met nieuwe tools en apps om moeten gaan. Zorg dat er hierbij altijd een aanspreekpunt beschikbaar is, zodat mensen met vragen weten waar ze naartoe moeten gaan. Kortom: het digitaliseren van formulieren is meer dan een waardevolle stap naar meer efficiëntie en sneller werken binnen je bedrijf.