Je debiteurenadministratie bijhouden doe je zo

Het bijhouden van een goede administratie kan als (startende) ondernemer best lastig zijn. In de meeste gevallen is administratie niet jouw vakgebied en zal je je dus moeten verdiepen in alle regels omtrent het bijhouden van een goede administratie. Je zou er daarom voor kunnen kiezen om de administratie uit te besteden aan een boekhouder. Of je kunt gebruik maken van boekhoudprogramma’s die jouw helpen met het creëren van overzicht en duidelijkheid. Op deze manier kom jij zelf ook al een heel eind. Wij zetten de belangrijkste zaken voor jou op een rij zodat de administratie bijhouden een fluitje van een cent wordt.

Debiteuren en crediteuren

Bij een goede administratie krijg je te maken met crediteuren en debiteuren. Maar wat is nu precies het verschil tussen beide? Crediteuren zijn jouw leveranciers. Dit zijn bedrijven die jij nog geld moet betalen. Een debiteur is een afnemer van jouw diensten of producten. Een debiteur moet jou dus nog geld betalen. Kort gezegd is een debiteur jou geld verschuldigd en ben jij een crediteur geld verschuldigd. Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma kun je de crediteuren terug vinden bij de schulden, de passiva. Passiva zijn de schulden van een onderneming. De debiteuren kun je terugvinden bij de bezittingen ofwel de activa. Activa zijn bezittingen van een onderneming. Het is belangrijk dat je deze twee termen goed uit elkaar weet te houden.

Wat is debiteurenbeheer

Het is vanuit de wet verplicht om een administratie bij te houden van jouw debiteuren. Eens per jaar moet je de balans opmaken en zie je precies welke bedragen jij nog tegoed hebt van jouw debiteuren. Naast dat het natuurlijk belangrijk is voor de belastingdienst, is het bijhouden van een debiteurenbeheer nog veel belangrijker voor jouzelf. Je wil immers weten welke facturen nog niet betaald zijn. Een goede debiteurenadministratie zorgt ervoor dat jij zo snel mogelijk betaald wordt. Door gebruik te maken van een automatisch debiteurenbeheer voorkom jij late betalingen. Door het proces te automatiseren hoef jij zelf niet achter debiteuren aan te zitten. Dat scheelt jou veel tijd en moeite die je vervolgens weer in je eigen onderneming kunt steken.

De betalingstermijn

Als ondernemer kun je zelf kiezen voor een betalingstermijn. Voor particulieren is er geen wettelijke betalingstermijn. Voor bedrijven geldt er een maximale wettelijke betalingstermijn van 60 dagen. Je kunt er als ondernemer echter ook voor kiezen om een andere betalingstermijn te hanteren. Het is belangrijk om de betalingstermijn op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Op deze manier gaat de klant automatisch akkoord met de gestelde betalingstermijn bij aanschaf van jouw product of dienst. In de praktijk blijkt helaas vaak dat klanten zich niet houden aan de gehanteerde betalingstermijn. Het is daarom als ondernemer ontzettend belangrijk om een goede debiteurenadministratie bij te houden. Op deze manier heb jij een duidelijk overzicht van openstaande facturen.

Tips voor het bijhouden van een goede debiteurenadministratie

Het bijhouden van een goede debiteurenadministratie is belangrijk voor een gezonde onderneming. Wanneer jij de debiteurenadministratie niet op orde hebt heeft dat een direct effect op jouw cashflow. Er komt immers minder geld binnen dan verwacht. Wij delen een aantal tips voor een goed debiteurenbeheer:  

• Zorg ervoor dat afspraken duidelijk zijn. Dit doe je door jouw betalingstermijn op te nemen in jouw algemene voorwaarden, en door de betalingstermijn duidelijk op de factuur te vermelden.
• Automatiseer je debiteurenadministratie. Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma kun je eenvoudig facturen versturen. Daarnaast worden betalingsherinneringen automatisch verstuurd zodat jij hier niet meer over na hoeft te denken.
• Zorg dat je een duidelijk overzicht hebt van openstaande facturen. Het is natuurlijk zonde als er geld blijft liggen omdat jij geen overzicht hebt van de debiteuren.
• Zet de juiste informatie op de factuur. Misschien wil de klant een inkoopnummer of andere informatie op de factuur hebben staan. Zorg ervoor dat je weet wat de klant wil zodat de factuur correct opgemaakt wordt. Het zou vervelend zijn wanneer de factuur niet betaald wordt omdat de opmaak onjuist is, en je de factuur opnieuw moet maken. Op deze manier gaat er ook weer meer tijd overheen voordat jij de betaling ontvangt.
• Bepaal voor jezelf een plan om de het debiteurenbeheer uit te voeren. Zorg ervoor dat je standaard na een x aantal dagen een herinnering stuurt of een belletje pleegt. Daarnaast is het belangrijk om afspraken vast te leggen. Heeft een debiteur niet betaald en beloofd hij telefonisch binnen 5 werkdagen de factuur te voldoen? Bevestig dit dan altijd schriftelijk. Op deze manier heb jij alle afspraken duidelijk op papier staan mocht de klant in gebreken blijven.

Een goede debiteurenadministratie is belangrijk voor een gezonde onderneming!