Gelukkig is het in veel gevallen niet moeilijk om hulp in te schakelen bij incasso; niet alleen voor bedrijven, maar ook voor particulieren.
Wettelijke betalingstermijnen
In Nederland zijn er wettelijke betalingstermijnen. Je kunt dus niet zomaar een uiterste betaaldatum op je factuur vermelden. Aan de andere kant mag een klant ook niet zomaar een uiterste betaaldatum negeren. Opvallend daarbij is dat een factuur waarop geen betalingstermijn vermeld staat, toch een betalingstermijn heeft. Die is in dat geval namelijk 30 dagen. Verder kan het per bedrijf verschillen wat als maximale betalingstermijn wordt geaccepteerd. Er zit namelijk verschil tussen overheden, MKB en grotere bedrijven. Over het algemeen geldt dat de wet- en regelgeving voor overheid en grootbedrijven strenger is dan voor kleinere ondernemingen. Voor de overheid geldt een wettelijke betalingstermijn van maximaal 30 dagen, terwijl voor bedrijven een termijn van 60 dagen geldt als het gaat om rekeningen. Daarbij zijn er nog een paar uitzonderingen. Zo mogen kleinere ondernemingen ook een langere betalingstermijn gebruiken. Daarnaast geldt er voor particulieren geen vaste betalingstermijn. Als ondernemer mag u deze betalingstermijn zelf vaststellen en op de factuur vermelden.
Al die regelgeving is er niet voor niets: lange betalingstermijnen kunnen vooral voor kleinere bedrijven funest zijn. Wanneer er geen geld binnenkomt kunnen er betalingsproblemen ontstaan, met alle gevolgen van dien. Bij maar liefst 25% van de faillissementen in Nederland speelt te late betaling van debiteuren een rol. Het is dus van groot belang om al die betalingen goed in de gaten te houden!
Hulp bij incasso
Helaas houdt lang niet iedere klant zich aan de op de factuur vermelde betalingstermijn. Om problemen hiermee zoveel mogelijk te voorkomen, is het aan te raden om het verstrijken van de termijnen goed in de gaten te houden. Onderneem direct actie als er vlak na het verstrijken van zo’n termijn nog geen betaling binnen is gekomen. Sommige ondernemers vinden dit lastig. Ze hebben het gevoel dat ze zeuren, wanneer ze de niet betalende klant direct een herinnering sturen of bellen. Dat ongemak is echt overbodig, zeker wanneer je bedenkt dat die betaalde rekeningen juist het bestaansrecht vormen van je onderneming. Vind je het lastig om achter je geld aan te gaan? Dan kan het de moeite waard zijn om een bureau voor incasso in te schakelen. In principe kan dit op ieder willekeurig moment in het betaalproces, want hierop zijn geen wettelijke termijnen van toepassing. Zo kan het incassobureau helpen bij het sturen van aanmaningen en herinneringen, of het nabellen van de niet-betalende klanten. Bij particulieren is het wettelijk voorgeschreven dat iemand eerst in gebreke moet worden gesteld, voordat die incassokosten gerekend kunnen worden. Bij ondernemingen is dit geen vereiste, maar wel aan te raden; zo weet je zeker dat je aan al je plichten hebt voldaan. Ook het in gebreke stellen kan een incassobureau overigens voor je regelen.
Inschakelen incassobureau
Een goed incassobureau ontzorgt je op het gebied van betalingen door debiteuren. Dat is prettig, want dat betekent dat je zelf meer tijd kunt besteden aan het ondernemen zelf. Goed om te weten: in principe mag iedereen in Nederland een incassobureau beginnen. Het is dus geen beschermd beroep. Daardoor kan het lastig zijn om te kiezen op het moment dat je hulp nodig hebt. Om daarin de juiste keus te kunnen maken kunnen online reviews een nuttige manier zijn om een beter beeld te krijgen van de kwaliteit van een incassobureau. Verder is het goed om te checken of het bureau een klachtenregeling heeft. Zo’n regeling duidt er op dat de onderneming haar klanten serieus neemt en inzet op een hoge klanttevredenheid. Ten slotte kun je bij een goed incassobureau ook altijd terecht voor een vrijblijvend advies. Op deze manier weet je zeker dat je de juiste hulp krijgt en kun je het innen van facturen met een gerust hart aan een expert overlaten.
