Een geschikte congres locatie kiezen is waarschijnlijk lastiger dan je van te voren denkt. Je moet met veel dingen rekening houden, wil je tot de perfecte locatie komen. Een congres begint natuurlijk met een idee in je hoofd, maar het echt organiseren is een ander verhaal. Het is namelijk een heel verschil als je voor een groep staat in een holle ruimte of je bent in een knusse ruimte waar je je op je gemak voelt. Met een goede locatie is een deel van je succes al binnen. Het is dus echt belangrijk om de juiste locatie te kiezen. In dit artikel geven we je 3 tips, zodat je weet waar je rekening mee moet houden.
Het moet toegankelijk zijn voor je gasten
Het is heel waarschijnlijk dat er gasten vanuit heel Nederland naar jouw congres komen. Je kunt dus het beste een locatie kiezen dat centraal gelegen ligt en welke goed bereikbaar is met de auto en met het openbaar vervoer. Een locatie dichtbij het station zou dus ideaal zijn. Er moeten ook voldoende parkeerplekken zijn, het liefst gratis bij het gebouw. Houd er daarnaast rekening mee dat steeds meer mensen elektrisch rijden, dus een gebouw met een paar laadpalen is ook geen overbodige luxe.
Een goede congreslocatie heeft alle benodigdheden beschikbaar
Je wilt als je een congres organiseert, dat alles wat je nodig hebt beschikbaar is in dit gebouw. Het auditorium moet zo zijn ingericht, dat iedereen in de zaal jou goed kan horen. Boek dus niet gewoon een congreslocatie, maar bezoek er een aantal en controleer of alles naar jouw wens is. Check of alle facilitaire voorzieningen aanwezig zijn die jij wilt voor jouw klant. De inrichting is ook erg belangrijk, hoe ver zit de zaal bijvoorbeeld van het podium af? je wilt namelijk zoveel mogelijk interactie met je publiek, dus je publiek moet niet te ver van je af zitten. Ook moet de internetverbinding op orde zijn, anders scoor je geen punten. Als je al deze dingen mee neemt en goed regelt, heb je al een streepje voor op de rest!
Zorg voor een goede catering
Goed eten in belangrijk. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je klanten hangry worden en daarnaast verbindt eten mensen met elkaar. Het zorgt voor goede gesprekken, mensen zijn blij… Als je catering goed geregeld is, heb je ook weer een streepje voor. Het mooiste zou zijn dat de locatie zelf beschikt over een catering service, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt. Als je slim bent, houd je ook rekening met verschillende eet en dieet wensen en allergieën. Gezond eten wordt steeds belangrijker in onze maatschappij, als je een goede mix inzet, maak je zoveel mogelijk klanten blij. Je kunt vooraf mensen vragen of ze speciale eet wensen willen doorgeven, zo maak je het jezelf makkelijk.
