Als mkb’er wil je alles uit je bedrijf halen en de talenten van je werknemers benutten, maar verouderde software of manieren van werken kunnen je daarbij in de weg staan. Je kunt veel kostbare tijd verloren laten gaan door niet van goede software gebruik te maken. Met de juiste software maak je HR-zaken overzichtelijk, bespaar je tijd en zorg je voor blije werknemers. In dit artikel lees je welke software je moet hebben en hoe deze je HR-processen kunnen stroomlijnen binnen jouw organisatie.
Geen Excel meer
Veel kleine en middelgrote bedrijven gebruiken Excel-sheets of verwante programma’s voor hun administratie en andere HR-processen. Hoewel Excel op zichzelf een erg handig programma is, kan je dit ook veel tijd en energie kosten. Denk hierbij aan het handmatig verwerken van data, foutgevoeligheid bij invoer en het juist opstellen van formules. Deze processen kunnen tegenwoordig heel gemakkelijk worden geautomatiseerd met HR software. Hiermee kun je al je HR-processen efficiënter maken en een beter overzicht binnen de organisatie behouden. Zowel je digitale personeelsdossiers en de salarisadministratie kunnen worden geautomatiseerd, declaraties kunnen eenvoudig worden verwerkt, de urenregistratie wordt overzichtelijker en je kan een onbeperkte hoeveelheid documenten opslaan. Dit in tegenstelling tot verschillende onoverzichtelijke sheets in de drive of op je laptop.
Collega’s onboarden en groei stimuleren
Het onboarden van collega’s is iets wat in veel gevallen een stuk efficiënter kan. Met de HR software kun je je collega’s op een slimme manier onboarden, namelijk met behulp van workflows. Alle informatie die je collega’s nodig hebben, kunnen ze op één plek terugvinden. Dit is heel wat makkelijker dan wanneer er ergens in een Excel-sheet een checklist staat. Niet alleen wordt de informatie overzichtelijk, je kunt hiermee ook de voortgang in de gaten houden. Zowel op individueel niveau als op groepsniveau word je gestimuleerd om te groeien. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig verslaglegging van gesprekken doen en doelen stellen. Daarnaast een overzicht van je vakantie uren en verschillende contracten.
Een overzichtelijke app
Het mooiste van HR tooling is een handige HR app. Vooral de medewerkers zullen hier erg blij mee zijn. In een overzichtelijke app kunnen medewerkers om te beginnen gemakkelijk verlof aanvragen en declaraties indienen. Verlof aanvragen kan natuurlijk ook zonder app, maar het voordeel van deze manier van werken is dat je hier kunt zien of het verzoek is goedgekeurd en hoeveel verlofbudget je nog over hebt. Daarnaast kunnen medewerkers via de app zich eenvoudig ziek melden of aangeven dat ze thuis willen werken, bonnetjes declareren en hun urenregistratie bijhouden. Allemaal in één app.
Digitalisering als sleutel tot succes
Tegenwoordig speelt digitalisering een cruciale rol in het optimaliseren van bedrijfsprocessen, en HR is hierop geen uitzondering. Door het gebruik van HR-software en apps, kunnen mkb’ers verbeteringen realiseren in de efficiëntie van hun HR-afdeling. Het gaat niet alleen om het vervangen van Excel, maar om een algehele transformatie waarbij data-gedreven besluitvorming en automatisering centraal staan. Deze tools bieden ook analytics en inzichten waarmee patronen binnen het personeelsbestand geïdentificeerd kunnen worden, wat leidt tot beter onderbouwde beslissingen en strategieën. De investering in de juiste HR-software en apps is daarmee niet alleen een stap naar meer efficiëntie, maar ook naar een toekomstbestendig bedrijf waarin werknemers zich gewaardeerd voelen en kunnen groeien.
