Een virtueel callcenter opzetten als MKB: hoe doe je dat?

Wil je je organisatie toekomstbestendig maken? Of jouw dienstverleningen verder professionaliseren? Je kunt tegenwoordig gemakkelijk een virtuele telefooncentrale opzetten! Lijkt het opzetten van een telefooncentrale een onmogelijke opgave?

Tegenwoordig zijn er gemakkelijke oplossingen om snel, eenvoudig en voordelig een telefonie service op te zetten. Het is niet langer nodig om een duur extern callcenter bureau in te huren om goede telefonische service aan te bieden. Met een virtueel callcenter kun je binnen één dag een operationele telefooncentrale instellen. En met volledig behoud van flexibiliteit zijn er talloze mogelijkheden om de virtuele callcenter mee te laten groeien met het bedrijf. Benieuwd hoe dit werkt en wat het betekent voor jouw organisatie? We vertellen je wat een virtueel callcenter is, de voordelen, wat jouw klanten hiervan merken en hoe je in drie stappen eenvoudig zelf een virtueel callcenter opzet.

Wat is een virtueel callcenter?

Een virtueel callcenter is niets meer dan een telefoonsysteem die volledig online draait. Een cloud based telefooncentrale is een maatwerk oplossing die zich volledig voegt naar de wensen van je bedrijf. Eigenlijk wil je niet te veel bezig zijn met het hele systeem achter bellen en gebeld worden. Je wilt gewoon uw klanten zo goed mogelijk bedienen. Met een virtueel callcenter wordt dit zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. Je hebt geen omslachtige apparatuur of software meer nodig. Met een plug-and-play optie kan je bedrijfsnummer binnen één dag operationeel zijn. Medewerkers hebben alleen een (mobiel) toestel nodig, een internetverbinding en een gebruiksvriendelijke telefooncentrale app. Hiermee kunnen ze vervolgens direct aansluiten op de online telefooncentrale.

Voordelen van een virtueel callcenter

Het virtuele callcenter is een maatwerk oplossing om uw klanten zo efficiënt mogelijk te bedienen zonder in te leveren aan klantvriendelijkheid en service. Daarnaast biedt een virtueel callcenter een hoog niveau informatieveiligheid dankzij de regelmatige beveiligingsupdates. Benieuwd naar alle voordelen van een VoIP telefooncentrale? Met een virtueel callcenter kunt u:

• Gemakkelijk op- of afschalen op de momenten dat dat nodig is. Wanneer uw organisatie groeit of vaste piekmomenten heeft, groeit het virtuele callcenter flexibel mee.
• De belangrijkste statistieken realtime in een handig dashboard bekijken. En als je nog meer wilt weten kun je alle data naar de computer downloaden. Meten is weten!
•  Eenvoudig en automatisch doorschakelen. Via vooraf ingestelde routing en keuzemenu’s komen klanten automatisch bij de juiste afdeling terecht.
• Uw adresboek automatisch laten synchroniseren met alle aangesloten medewerkers. Als je een contact wijzigt, toevoegt of verwijdert wordt dit gelijk bij iedereen geüpdatet.
•  Vast nummer op mobiel: een zakelijk telefoonnummer op de smartphone om zodoende het beste van beide werelden te combineren, professioneel en flexibiliteit.
• Een vooraankondigingstoon of aparte beltoon instellen. Zo kunnen medewerkers gemakkelijk onderscheiden wie er belt en op passende wijze de telefoon aannemen.
•  Bepaalde bellers gemakkelijk blokkeren of juist voorrang geven.
• Een SMS-tool instellen om korte berichten naar klanten te sturen.
• Medewerkers flexibel inzetten. Thuis of op kantoor, in binnen- of buitenland kunnen medewerkers zichzelf aansluiten bij het virtuele callcenter.
• Een bereikbaarheidsschema instellen. Dankzij het slimme systeem kunnen medewerkers aangeven wanneer ze beschikbaar zijn en worden bellers gelijkmatig verdeeld over de beschikbare medewerkers.
• Gesprekken gemakkelijk opnemen om later terug te luisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden of om mee te nemen in de beoordelingscyclus.

In drie stappen zelf een virtueel callcenter opzetten

Wil je een virtueel callcenter opzetten maar weet je niet waar je moet beginnen? Met een paar simpele beslissingen kun je binnen één werkdag operationeel zijn:

Stap 1. Bepaal welk telefoonnummer je wilt gebruiken
Het is voor je virtuele callcenter mogelijk om vrijwel elk zakelijke telefoonnummer in te stellen, zelfs combinaties zijn mogelijk! Je kunt kiezen uit: gratis te bellen 0800-nummers, een nationaal 085 nummer aanvragen of 088 nummer aanvragen, betaalde 0900 nummer aanvragen, lokale extensies zoals 020- en je kunt zelfs een internationaal nummer instellen.

Stap 2. Bouw een virtueel team medewerkers
Met een virtueel callcenter heb je in principe geen fysieke kantoorruimte meer nodig. Je kunt een volledig hybride systeem opzetten waarmee je medewerkers op elke mogelijke locatie gesprekken kunt laten opnemen. Medewerkers kunnen zich thuis, onderweg, op kantoor of zelfs in het buitenland aansluiten bij de online telefooncentrale en zakelijk bellen. Waar je medewerkers zich ook bevinden, ze worden allemaal onderdeel van het virtuele callcenter.

Stap 3. Kies of je met bureautoestellen, mobiele toestellen of een softphone apparaat gaat werken
Je kunt de virtuele callcenter op drie manieren inrichten. Je kunt inkomende gesprekken doorschakelen naar mobiele toestellen, naar een softphone apparaat of gebruik maken van hardphone toestellen. Je kunt ook voor een hybride vorm kiezen waarbij je twee of drie van deze opties combineert! Je bepaalt zelf welke medewerker met welk type toestel werkt. De softphone applicatie is voor iOS en Android toestellen geschikt, kun je 24/7 downloaden en direct in gebruik nemen. Voor de hardphone toestellen geldt dat je een plug and play ervaring krijgt.

Wat merken klanten van de virtuele callcenter?

Ten opzichte van een traditioneel callcenter zullen klanten positief verrast worden want:

• Ze horen een door jullie zelf gekozen welkomstboodschap.
• De wachttijden worden geminimaliseerd. Door slimme keuzemenu’s en routingsystemen worden bellers direct doorgeschakeld naar een beschikbare medewerker van de juiste afdeling.
• Buiten openingstijden om krijgen bellers een voorgeprogrammeerde boodschap te horen of kunnen ze een digitaal antwoordapparaat inspreken.

Conclusie

Met een virtueel callcenter heb je de mogelijkheid om de zakelijke telefonie verder te professionaliseren en je organisatie toekomstbestendig te maken. Je krijgt alle voordelen van een vast telefoonnummer zonder in te boeten op imago of professionele uitstraling. Met de overgang van ouderwetse telefooncentrale naar online callcenter ben je in staat om te voldoen aan de groeiende vraag naar goede telefonische bereikbaarheid en uitstekende service. Met het alles-in-1-telefoonsysteem van Belfabriek kun je binnen één dag volledig operationeel zijn. Dankzij het royale pakket aan functies kun je je virtueel callcenter precies zo inrichten zoals je dat wilt. En verandert je bedrijf? Dan verander je met één klik de instellingen, altijd en overal.