Een sociaal intranet helpt medewerkers beter samenwerken en bevordert de interne communicatie. Het is wat anders dan artikelen kunnen liken of een smoelenboek maken. Het is een communicatiemiddel wat veel waarde kan toevoegen aan je organisatie. Is zo’n intranet niet een hele investering met alle veranderingen en chaos? Komt er niet heel veel bij kijken? Het is vaak makkelijker dan veel organisaties denken. Het opzetten van een intranet vraagt alleen om een gestructureerde en heldere aanpak.
Stap voor stap je intranet opzetten
Bepaal de doelen
Begin met jezelf de basisvragen te stellen: Hoe, wat, waar, waarom en hoe. Waar moet het intranet voor zorgen?
- Bevorderen van de interne samenwerking
- Delen en vastleggen van kennis
- Afdelingen en processen stroomlijnen
- Een interne community opzetten
- Medewerkers faciliteren om ideeën aan te leveren
- Een interne kennisbank opzetten
Of een combinatie van bovenstaande.
Wil je medewerkers informeren, trainen of wil je vooral de administratieve processen makkelijker maken? Je kunt samenwerkingen stroomlijnen, innovaties breder verspreiden en bijvoorbeeld medewerkers beter met elkaar en je organisatie verbinden.
Welk doel je hebt, maakt niet uit. Maar zorg dat je ze goed voor ogen hebt.
Beoordeel wat je al hebt
Welke systemen heeft je organisatie nu? Dragen die bij aan de doelstellingen uit stap 1? Misschien is het mogelijk de systemen te koppelen, te integreren of simpelweg te blijven gebruiken binnen of naast de nieuwe plannen.
Het is ook verstandig om na te gaan in hoeverre het intranet dat je wil opzetten kan bijdragen aan het behalen en verbeteren van sommige ISO normen.
Bepaal stakeholders
Wie zijn de medewerkers die ermee gaan werken? Bepaal welke andere stakeholders er ook zijn door een stakeholderanalyse te doen. Ga hierbij uit van de doelstellingen zoals je die in stap 1 bepaalde.
Kies welke content
Denk na over de content die je gaat gebruiken. Wil je een kennisbank opzetten, interne processen in kaart brengen of taken naar medewerkers uitzetten? Zorg er dan voor dat je nieuwe intranet dat ook allemaal kan.
Of wil je alleen een handige manier om een smoelenboek te vervangen voor een digitale variant waarin collega’s elkaar makkelijk kunnen vinden? Is het toegevoegde waarde om je intranet als een startpagina van je organisatie te gebruiken?
Je kunt daarnaast denken aan het delen van bedrijfs- of vaknieuws en bijvoorbeeld een persoonlijke sectie om medewerkers met elkaar te verbinden door o.a. verjaardagen te laten zien.
Bepaal welke technische eisen je hebt
Kan je werken in de huisstijl van jouw organisatie, zodat het er meteen vertrouwd uitziet? Of zit je vast aan het vaste uiterlijk van het bedrijf dat de software maakte? Een goed systeem zorgt dat het gebruikersbeheer op orde is en de juiste medewerkers de juiste rechten hebben. Dat voorkomt onnodige fouten, creëert de juiste toegang en zorgt ervoor dat samenwerken makkelijker wordt.
Laat je intranet eerst testen. Kan je makkelijk zoeken naar documenten, hoe gaat het aanpassen van die documenten? Zijn er fijne manieren om workflows te bepalen en taken uit te delen?
