Als het tijd is om een nieuwe koffiemachine aan te schaffen voor je bedrijf, lijkt dat misschien een relatief eenvoudige beslissing. Je wilt immers gewoon dat iedereen in het team kan genieten van een goede kop koffie om de dag door te komen. Toch kan het kiezen van de verkeerde koffiemachine je meer hoofdpijn bezorgen dan je zou verwachten. In plaats van de voordelen van de perfecte machine te bespreken, bespreken we samen met Wietec wat je vooral niet moet doen bij het aanschaffen van een koffiemachine voor je bedrijf.
Te snel kiezen voor de goedkoopste optie
Het kan verleidelijk zijn om naar de prijskolom te kijken en simpelweg de goedkoopste optie aan te wijzen. Waarom zou je duizenden euro’s uitgeven aan een dure machine als een goedkopere versie er ook leuk uitziet en hetzelfde belooft te doen? Maar laten we eerlijk zijn: die verleidelijke lage prijs kan je uiteindelijk duur komen te staan.
Goedkope koffiemachines hebben vaak mindere onderdelen en een kortere levensduur. De kans is groot dat je al snel tegen problemen aanloopt, van storingen tot kapotte onderdelen. En als je eenmaal met een defect apparaat zit, komen de extra kosten van reparaties en vervangingen om de hoek kijken.
Bovendien, als de machine vaak stuk gaat, wordt het ergernis nummer één op de werkvloer. Medewerkers die zonder hun dagelijkse koffie komen te zitten, zijn niet de meest productieve werknemers. Dus in plaats van direct naar de prijs te kijken, zou je beter kunnen nadenken over de waarde die een wat duurdere, maar betrouwbaardere machine biedt op de lange termijn.
Niet letten op de capaciteit
Een ander veelvoorkomend misverstand is dat de capaciteit van de machine geen prioriteit heeft. Dit kan een enorme fout zijn, vooral in een grotere kantooromgeving. Stel je voor dat je een machine koopt die slechts tien kopjes koffie per dag aankan, terwijl er dagelijks veertig koffiedrinkers in de rij staan te wachten. Zo’n machine is gedoemd om overbelast te raken, wat niet alleen frustratie oplevert, maar ook de levensduur van het apparaat aanzienlijk verkort. Bovendien zullen de medewerkers die achteraan in de rij staan, vaak de dupe zijn van lauwe, waterige koffie omdat de machine simpelweg niet is gebouwd om zo’n volume aan te kunnen.
Het is daarom essentieel om goed na te denken over het aantal koffiedrinkers in je bedrijf en de hoeveelheid koffie die dagelijks wordt geconsumeerd. Kies een machine die niet alleen voldoet aan de huidige behoefte, maar ook rekening houdt met mogelijke groei in de toekomst. Zo voorkom je dat je over een paar maanden alweer op zoek moet naar een nieuwe oplossing.
Vergeten om naar onderhoud en gebruiksgemak te kijken
Koffiemachines komen in alle soorten en maten, en sommige zien eruit als kleine technologische wonderen. Met hun vele functies en geavanceerde instellingen kunnen ze erg aantrekkelijk lijken. Maar hoe complexer de machine, hoe groter de kans dat het apparaat regelmatig onderhoud nodig heeft. En als je niet uitkijkt, zit je opgescheept met een machine die een uitgebreide handleiding vereist om te bedienen en te onderhouden. Het resultaat? Meer tijd die medewerkers kwijt zijn aan het proberen de machine te begrijpen, en meer kosten voor het inhuren van technici wanneer de machine vastloopt of storingen vertoont.
Daar komt bij dat een machine die lastig schoon te maken is, vaak minder hygiënisch is. Koffieresiduen hopen zich op, wat de smaak van de koffie beïnvloedt en zelfs gezondheidsrisico’s met zich mee kan brengen. Daarom is het cruciaal om niet alleen te kijken naar de technische specificaties en functies, maar ook naar het onderhoudsgemak en de gebruiksvriendelijkheid van de machine. Een machine die snel en eenvoudig schoon te maken is, zorgt ervoor dat je medewerkers minder tijd kwijt zijn aan randzaken en meer tijd kunnen besteden aan hun werk.
Geen rekening houden met de koffiesmaak van je medewerkers
Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur als het op koffie aankomt. Waar de een de dag niet door kan komen zonder een krachtige espresso, kan een ander niet functioneren zonder een romige latte macchiato. Het kiezen van een machine die maar één soort koffie kan maken, kan dan ook voor teleurstelling zorgen. Je wilt immers dat de koffiemachine voor iedereen in het bedrijf werkt, niet alleen voor de hardcore espresso-liefhebber of de cappuccino-fanaat.
Een veelgemaakte fout is om een machine te kiezen die gespecialiseerd is in slechts één soort drank. Dit beperkt de keuzes van je medewerkers en kan leiden tot ontevredenheid op de werkvloer, zo kunnen je medewerkers ook andere koffie drinken. Gelukkig zijn er tegenwoordig machines die meerdere opties bieden, van espresso tot lungo, en van latte tot warme chocolademelk. Zo zorg je ervoor dat iedereen in het bedrijf de koffie krijgt die hij of zij lekker vindt, wat bijdraagt aan een prettige werksfeer en tevreden medewerkers.
Niet luisteren naar de medewerkers
Misschien wel de grootste fout die je kunt maken bij het kiezen van een koffiemachine is het proces volledig in je eentje doorlopen, zonder de mensen die er daadwerkelijk gebruik van gaan maken te betrekken. Het lijkt misschien efficiënter om de beslissing zelf te nemen, maar de kans is groot dat je belangrijke aspecten over het hoofd ziet.
Medewerkers hebben vaak goede ideeën over wat ze nodig hebben en waarderen het als ze betrokken worden bij beslissingen die hun dagelijkse routine beïnvloeden. Vraag hen welke functies zij belangrijk vinden. Misschien hechten ze meer waarde aan de snelheid van de machine dan aan het aantal verschillende koffiesoorten. Of misschien is een eenvoudige bediening wel hun grootste wens.
Door medewerkers te betrekken bij de keuze, creëer je niet alleen meer draagvlak voor de uiteindelijke beslissing, maar voorkom je ook dat je een machine aanschaft die niemand echt wil gebruiken. Bovendien, als mensen inspraak hebben in het proces, zullen ze eerder geneigd zijn om zorgvuldig met de machine om te gaan en hem goed te onderhouden.
