Geef Michael Schmitt van Simac een vrijdagmiddag en hij levert samen met zijn team het ontwerp op van een compleet nieuwe digitale werkplek. Dat ontwerp leidde tot Simac I Your Space: De Simac cloudwerkplek waar de gebruiker centraal staat door te kijken naar functie, werksituatie en persoonlijke voorkeuren. Met andere woorden, de gebruiker en de gebruikerservaring staan centraal.

Al jaren liep Michael, lead architect bij Simac, met het idee een betere digitale werkplek voor klanten te ontwikkelen. Nu de kans zich voordeed, greep hij die aan en beet hij zich er samen met zijn collega’s in vast. In een vrijdagmiddag hadden zij de nieuwe werkplek in grote lijnen bedacht. Via de scrum methode startte hij en collega’s met het verder ontwikkelen van Your Space.

Veiligheid versus gebruiksvriendelijkheid

Waarom een nieuwe digitale werkplek? Simac wilde mee met de tijd en klanten vroegen er letterlijk om. Michael: “Die vraag was ook logisch, het vorige werkplekconcept was aan vernieuwing toe.  Klanten zijn de afgelopen jaren anders gaan werken. Meer mobiel, thuiswerken en met verschillende devices. We wilden de eindgebruiker meer vrijheid geven en de werkplek gebruiksvriendelijker maken, zonder in te boeten op veiligheid.” De balans tussen goede dienstverlening en veiligheid moest dus goed zijn.

Wat wil de markt?

Eric Kienhuis is solutions consultant bij Simac en legt uit dat bij de ontwikkeling van Simac I Your Space met drie branches rekening is gehouden: healthcare, retail en industrie. De werkplek wordt op dit moment bij meerdere klanten uitgerold. “Aan de hand van technologie en vragen vanuit de markt blijven we door ontwikkelen.”

Intelligente chatbot

Zo wordt op dit moment gewerkt aan het integreren van een intelligente chatbot. Een chatbot die de vraag achter de vraag begrijpt. De chatbot herkent de emoties van gebruikers op de manier hoe gebruikers reageren op vragen en antwoorden. En gaat de gebruiker niet onnodig frustreren met overbodige vragen waarvan het antwoord al digitaal bekend is. De chatbot herkent snel wanneer het tijd is om op het juiste moment over te schakelen naar een supportmedewerker. Eric: “We zijn net begonnen met deze emotiefunctionaliteit, die we ook voor klanten gaan integreren. De chatbot kun je vergelijken met Siri, de virtuele assistent van Apple, maar dan een tikkie slimmer. Naar bestanden zoeken kost tijd en zorgt voor frustratie. Op het moment dat ik het onderwerp van het bestand intyp, vertelt de chatbot waar het bestand staat. Iedereen moet overal kunnen werken en informatie moet op ieder moment toegankelijk zijn.” Eric benadrukt dat de ontwikkelingen hier niet stoppen. “De ontwikkelingen die nu gaande zijn, integreren we in Simac I Your Space. Zo komen telkens updates beschikbaar, zonder dat de gebruiker daar iets voor hoeft te doen of last van heeft.”

Opbouw voor 70 procent standaard

Security staat hoog op de prioriteitenlijst. Vanaf de ontwerpfase houden Michael en zijn collega’s rekening met informatiebeveiliging. Secured by Design, wordt dit proces ook wel genoemd. Michael: “De opbouw en de veiligheid van iedere werkplek is voor 70 procent gestandaardiseerd. Vergelijk het met Windows, je wilt de software hebben en daarna installeer je de applicaties. Voor 20 procent is de werkplek branche specifiek, want in healthcare gelden andere wensen en eisen dan in retail.” In die 10 procent die overblijft voor het klant specifieke stuk, past behoorlijk veel, volgens Eric. “Als we erg moeten afwijken, gaan we daarover met de klant in gesprek.” De kracht zit in de standaardisatie. “In de volle breedte hebben klanten profijt van nieuwe ontwikkelingen.”

De gebruiker moet nergens tegenaan lopen

Bij de ontwikkeling van Simac I Your Space realiseerde Simac zich dat mensen gewend zijn om op een bepaalde manier te werken. Daar moest niet te veel van worden afgeweken. Eric: “We nemen de gebruikers echt mee in de applicatie met een tour door de nieuwe werkplek. We gooien de gebruikers niet in het diepe.” Dat was ook de belangrijkste opdracht die Michael en zijn collega’s meekregen: “Een applicatie die secured by design is en tegelijkertijd laagdrempelig voor de gebruiker. Die moet makkelijk worden geholpen en nergens tegenaan lopen. We zijn trots op wat we tot nu toe met Simac I Your Space hebben neergezet.”