Voor elke dienstverlener die op projectbasis werkt, is het cruciaal om uren bij te houden en te registreren. Uren zijn de levensader van je bedrijf. Het is daarom van essentieel belang dat deze uren nauwkeurig, volledig en tijdig worden vastgelegd.
Na het indienen van hun uren worden ze door een persoon gecontroleerd, wat bekend staat als “uren goedkeuren”. Hoewel het niet de meest plezierige taak is, is het wel essentieel voor het succes van je bedrijf. In deze blog bespreken we waarom het goedkeuren van uren zo belangrijk is en geven we suggesties over hoe je het proces van het goedkeuren van uren kunt optimaliseren. Deze blog is ook beschikbaar als podcast op Spotify of Apple Podcasts.
3 redenen om uren goed te keuren
1. Volledigheid van uren
Het goedkeuren van uren geeft in eerste instantie inzicht of de urenstaten volledig zijn. Daarnaast is het voor afdelingsmanagers belangrijk om ervoor te zorgen dat elke medewerker minimaal zijn contracturen maakt. Indien er overuren worden gemaakt, is het ook van belang dat de afdelingsmanager dit ziet, om te controleren of dit conform de afspraken is verlopen.
2. Juistheid van uren
Door het goedkeuren van uren kan je nagaan of de geregistreerde uren correct toegewezen zijn aan de juiste activiteiten en projecten. Dit is met name nuttig voor projectmanagers, omdat ze zo een betrouwbaar overzicht krijgen dat ze kunnen gebruiken voor het vergelijken van de werkelijke en geplande uren. Door de uren correct te boeken, wordt er bovendien gezorgd dat ze correct op de factuur terechtkomen.
3. Tijdigheid van de ingediende uren
Het goedkeuren van uren zorgt er uiteindelijk voor dat alle daaropvolgende taken op tijd worden uitgevoerd. Als het proces van het goedkeuren van uren vertraagd wordt, kan het bijvoorbeeld een knelpunt worden voor de rapportage. Bovendien zorgt het ervoor dat de administratie tijdig de factuur voor nacalculatie projecten kan opstellen. Het is namelijk zo dat facturen die later worden verstuurd, ook later door de klant worden betaald. Een snel en efficiënt proces zorgt ervoor dat de factuur zo snel mogelijk in de inbox van de klant terechtkomt.
Goedkeuren door projectmanager, afdelingsmanager of beide?
Het goedkeuren van uren kan door verschillende personen worden gedaan, zoals de projectmanager of de afdelingsmanager, of zelfs beiden. Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen en de keuze hangt af van de specifieke behoeften en vereisten van het bedrijf.
1. Voor- en nadelen van goedkeuren door de projectmanager
Deze keuze heeft als voordeel dat de projectmanager waarschijnlijk het beste op de hoogte is van de juistheid van de ingediende uren en indien nodig zelf correcties kan aanbrengen. Dit draagt bij aan het zorgen dat de uren correct en tijdig zijn. Het nadeel is echter dat projectmanagers ook een mogelijke belemmering kunnen vormen voor het tijdig goedkeuren van de uren, omdat ze prioriteit geven aan hun projecten.
2. Voor- en nadelen van goedkeuren door de afdelingsmanager
Een bedrijf heeft vaak een beperkt aantal afdelingsmanagers, wat zorgt voor een efficiënt proces. Hoe minder mensen er verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van uren, hoe sneller het proces verloopt. Daarnaast zijn afdelingsmanagers het beste in staat om te controleren of alle uren zijn ingevuld omdat ze bekend zijn met de medewerkers en hun contracten. Een nadeel is dat de kwaliteit van de ingediende uren door afdelingsmanagers minder goed beoordeeld kan worden dan door projectmanagers.
3. Voor- en nadelen van goedkeuren door beide managers
Met deze aanpak zal de projectmanager als eerste de uren goedkeuren, gevolgd door de afdelingsmanager die controleert of de uren correct en volledig zijn ingevuld. Het nadeel hiervan is dat er nu twee personen betrokken zijn bij het goedkeuringsproces, wat het proces kan vertragen.
Overwegingen bij het goedkeuren van uren
De aanpak die je kiest voor het goedkeuren van uren hangt sterk af van de omvang van je bedrijf. Bij een start-up is het vaak niet nodig om uren goed te keuren, omdat elke medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen opdrachten. Bij een bureaucratische organisatie is het daarentegen vaak verplicht dat zowel de afdelingsmanager als de projectmanager de uren goedkeuren volgens de voorgeschreven procedures.
Een andere overweging is om alleen de uren voor specifieke projecten goed te keuren. Het is mogelijk dat de uren voor interne en vaste prijs projecten minder belangrijk zijn om goed te keuren. Deze aanpak kan meer focus bieden en minder werk met zich meebrengen.
Tot slot
Een professioneel systeem voor tijdregistratie en uren goedkeuren is van onschatbare waarde. Stel je eens voor hoeveel tijd jouw medewerkers kwijt zijn wanneer ze handmatig hun uren moeten bijhouden en controleren. Bovendien brengt het handmatig bijhouden van uren risico’s met zich mee voor de volledigheid, nauwkeurigheid en tijdigheid van de urenregistratie.
